Od Oferty do Faktury w 3 sekundy. Jak przestać przepisywać dane?
Każdy przedsiębiorca zna ten moment satysfakcji: klient zaakceptował ofertę! 🎉
Ale zaraz po nim następuje moment irytacji: biurokracja. Musisz otworzyć program do faktur, znaleźć dane klienta (albo przepisać je z CEIDG), a potem linijka po linijce przepisywać pozycje z oferty. "Usługa programistyczna - 10h", "Konsultacja", "Rabat 5%".
A co, jeśli powiem Ci, że ten proces może trwać dosłownie 3 sekundy?
Problem "Kopiuj-Wklej"
Ręczne wystawianie faktur na podstawie wcześniejszych ustaleń to nie tylko strata czasu. To pole minowe dla błędów:
- Czeski błąd w NIP-ie lub adresie (i konieczność wystawiania korekty).
- Pomyłka w kwocie (zapomniałeś o rabacie, który obiecałeś w mailu).
- Brak spójności (na ofercie usługa nazywała się "Wdrożenie", na fakturze wpisałeś "Programowanie" – i księgowość klienta ma problem).
Rozwiązanie: Magiczny przycisk "Utwórz fakturę"
W systemie CRM typu Dolibarr (który wdrażamy w StartupCRM), dokumenty są ze sobą powiązane w logiczny ciąg zdarzeń:
Lead -> Oferta -> Zamówienie -> Faktura -> Płatność
Kiedy klient klika "Akceptuję" na Twojej ofercie online, Ty wchodzisz w kartę tej oferty i klikasz jeden przycisk: "Utwórz fakturę".
System automatycznie:
- Pobiera wszystkie dane nabywcy (które już raz zweryfikowałeś).
- Przepisuje wszystkie pozycje (produkty/usługi) z oferty 1:1.
- Przenosi ustalone ceny i rabaty.
- Ustawia odpowiednie terminy płatności.
Twoim zadaniem jest tylko kliknięcie "Wyślij e-mailem do klienta". Koniec pracy.
Rabaty i polityka cenowa pod kontrolą
Często zdarza się, że w trakcie negocjacji dajesz klientowi specjalny rabat. "OK, zejdę 10% z ceny wdrożenia, jeśli podpiszemy umowę dziś".
Jeśli robisz to w Excelu/Wordzie, musisz pamiętać, żeby potem ręcznie obniżyć cenę na fakturze. W CRM rabat jest przypisany do oferty. Przy generowaniu faktury system "pamięta", że ten konkretny klient ma obiecane 10% zniżki na usługi.
Możesz stosować:
- Rabaty procentowe (np. -5% dla stałego klienta).
- Rabaty kwotowe (np. -500 PLN za płatność z góry).
- Różne poziomy cen (automatycznie inna cena dla hurtownika, inna dla detalu).
Oszczędność czasu = Więcej pieniędzy
Załóżmy, że wystawienie jednej faktury "ręcznie" (szukanie danych, przepisywanie, sprawdzanie błędów, zapisywanie PDF, wysyłka maila) zajmuje Ci średnio 10-15 minut.
Przy 20 fakturach miesięcznie to 5 godzin pracy. Prawie cały dzień roboczy wyrzucony do kosza na "kopiowanie i wklejanie".
Automatyzując ten proces, odzyskujesz ten czas dla siebie lub na rozwój biznesu.
Sprawdź, jak to działa w praktyce
Chcesz zobaczyć, jak wygląda ten proces na żywo? Umów się na bezpłatną prezentację i zobacz, jak zamieniamy żmudną biurokrację w jedno kliknięcie.