Kontrakty w Dolibarr: stałe umowy, rozliczenia cykliczne i kontrola obciążenia

Wprowadzenie

Wiele firm usługowych pracuje w modelu abonamentowym lub serwisowym (opieka IT, utrzymanie stron, sprzątanie, ogrody, serwis maszyn). Dolibarr ma do tego gotowy moduł Kontrakty (Contracts), który porządkuje współpracę: od oferty, przez umowę/kontrakt, po cykliczne faktury i raporty. To praktyczny sposób, aby wiedzieć, ile stałych klientów obsługujesz, ile pracy masz zaplanowanej i jakie są przewidywalne przychody.

Jak działa moduł „Kontrakty”

Kontrakt jest przypięty do konkretnego klienta (Third Party) i składa się z pozycji usług (np. „Utrzymanie strony WWW – pakiet Standard, 499 zł/mies.”). Każda pozycja ma status (aktywna/zawieszona/zakończona), daty obowiązywania i stawki. Dzięki temu w jednym miejscu widzisz całą historię i zakres świadczeń.

Więcej w dokumentacji: Dolibarr Contracts Module.

Od oferty do kontraktu – 1 klik

Typowa ścieżka wygląda tak:

Przygotowujesz ofertę PDF w module Proposals (np. warianty: Basic/Standard/Pro).
Po akceptacji klienta – generujesz kontrakt z oferty (pozycje przenoszą się automatycznie).
Ustalasz harmonogram i parametry rozliczeń. To eliminuje przepisywanie danych i ryzyko pomyłek – pozycje i ceny są spójne z zaakceptowaną ofertą.

Cykliczne faktury z kontraktu

Z aktywnych pozycji kontraktu możesz tworzyć faktury cykliczne (miesięczne, kwartalne itp.). Dolibarr pozwala ustawić okres, stawki VAT oraz automatyczne przypomnienia. W praktyce:

w 1‑3 minuty generujesz faktury za cały miesiąc,
unikasz „uciekających” terminów,
masz jednolity numer i opis pozycji – zgodny z umową.

Kontrola portfela kontraktów i obciążenia zespołu

Widok kontraktów pokazuje, ile aktywnych umów masz w danym okresie. To pomaga planować obciążenie: czy możesz przyjąć nowy kontrakt, czy lepiej go przesunąć. Warto śledzić proste wskaźniki:

liczba aktywnych kontraktów i pozycji usług,
MRR/ARR (miesięczny/roczny powtarzalny przychód),
odsetek wznówień i zakończeń (churn),
średnia stawka pakietu (np. Basic/Standard/Pro).

Integracja z naszą stroną w Next.js

Łączymy Dolibarr z formularzami na stronie Next.js: zapytanie → oferta PDF → kontrakt → cykliczne faktury. Dane klienta i wariant pakietu trafiają do CRM automatycznie (EmailJS/API), a agenda tworzy zadania (np. przegląd kontraktu za 6 miesięcy). Dzięki temu sprzedaż i rozliczenia są spięte w jeden, przewidywalny proces.

Kiedy kontrakty mają najwięcej sensu

utrzymanie i rozwój stron WWW / SEO / marketing abonamentowy,
serwis i przeglądy techniczne (IT, HVAC, ogrody),
umowy serwisowe „godziny w pakiecie” lub stała asysta,
wsparcie powdrożeniowe z gwarantowanym SLA.

Open‑source i koszty

Dolibarr jest darmowy (open‑source) – płacisz za hosting/serwer i wdrożenie. Plusem są bogate moduły (oferty, kontrakty, faktury, mailing, projekty), a minusem – brak „korporacyjnego” supportu (wsparcie zapewnia wdrożeniowiec lub społeczność). W zamian dostajesz pełną elastyczność i system, który można dopasować do procesu w 100%.

Podsumowanie

Moduł Kontrakty w Dolibarr porządkuje pracę z klientami: umowa powstaje z oferty, rozliczenia dzieją się cyklicznie, a wskaźniki pozwalają ocenić obciążenie i przychody. Jeśli chcesz, pomożemy to spiąć z Twoją stroną Next.js – od formularza, przez ofertę, po kontrakt i faktury.

Chcesz wdrożyć kontrakty i rozliczenia cykliczne? Napisz → /kontakt