Boisz się bałaganu przy migracji? Jak bezpiecznie przenieść się z Excela do CRM
Decyzja podjęta: "Wdrażamy CRM". I wtedy pojawia się blady strach. "Mamy 5000 klientów w trzech różnych plikach Excel, a do tego handlowcy mają swoje notatki w telefonach. Jak to przenieść, żeby nie powstał chaos?"
Spokojnie. Migracja danych to nasza codzienność. To proces inżynieryjny, a nie "kopiuj-wklej".
Krok 1: Audyt i Sprzątanie (Data Cleansing)
Zanim wrzucimy cokolwiek do nowego systemu, musimy posprzątać. Stare Excele są pełne błędów: "Warszawa" napisana jako "W-wa", duplikaty firm, numery telefonów ze spacjami i bez.
Używamy skryptów, które:
- Standaryzują formaty (np. wszystkie numery telefonów do formatu +48...).
- Wykrywają duplikaty (np. ta sama firma wpisana dwa razy pod lekko inną nazwą).
- Rozdzielają Imię od Nazwiska (częsty problem w starych bazach).
Krok 2: Mapowanie Pól
Musimy nauczyć nowy system Twoich starych danych. Jeśli w Excelu miałeś kolumnę "Rodzaj klienta: VIP", musimy stworzyć takie samo pole w Dolibarrze i powiedzieć systemowi: "To, co w Excelu jest w kolumnie C, wsadź do pola 'Status' w CRM".
Krok 3: Import Testowy
Nigdy nie robimy tego "na żywym organizmie" od razu. Najpierw importujemy próbkę (np. 50 firm) i sprawdzamy:
- Czy polskie znaki się nie "krzaczą"?
- Czy historia kontaktów się przypisała?
- Czy faktury mają dobre kwoty?
Krok 4: Wielki Przełącznik
Gdy testy przejdą pomyślnie, umawiamy się na "Dzień Zero" (zazwyczaj weekend). Wgrywamy całą czystą bazę. W poniedziałek rano Twój zespół loguje się do nowego systemu i widzi... porządek, jakiego nigdy nie mieli.
Wszystkie kontakty, historia i notatki są na miejscu. Tylko teraz są klikalne, przeszukiwalne i bezpieczne.
Masz bałagan w Excelach i boisz się zmiany? Zrobimy porządek za Ciebie.