Mobilny CRM. Jak zarządzać klientami, ofertami i zadaniami z telefonu?

W wielu firmach CRM nadal kojarzy się z komputerem w biurze. Tymczasem klienci dzwonią w trasie, zapytania przychodzą poza godzinami pracy, handlowcy są u klientów, a ekipy terenowe pracują poza biurem przez większość dnia.

Jeżeli system działa dobrze tylko na laptopie, firma traci szybkość reakcji. Pracownik odkłada wpisanie notatki „na później”, oferta czeka do powrotu do biura, a część ustaleń zostaje w telefonie, Messengerze albo pamięci.

Dlatego nowoczesny CRM dla małej firmy powinien być dostępny z telefonu. Nie po to, żeby pracować cały czas, ale po to, żeby najważniejsze informacje i zadania były pod ręką wtedy, gdy naprawdę są potrzebne.

Dlaczego mobilny CRM jest ważny?

W praktyce wiele decyzji sprzedażowych i organizacyjnych zapada poza biurem. Handlowiec wraca ze spotkania, firma budowlana robi pomiar u klienta, salon potwierdza wizytę, serwisant zapisuje zdjęcie usterki, a właściciel sprawdza nowe leady między spotkaniami.

Bez mobilnego dostępu pojawiają się typowe problemy:

• notatki po rozmowie są wpisywane z opóźnieniem,
• część informacji zostaje w telefonie pracownika,
• właściciel nie widzi aktualnego statusu spraw,
• oferta czeka do powrotu do biura,
• zdjęcia i pliki nie są przypisane do klienta,
• handlowiec zapomina ustawić kolejny kontakt,
• zespół pracuje na nieaktualnych danych.

Mobilny CRM rozwiązuje te problemy, bo pozwala od razu zapisać informację w systemie.

Czy Dolibarr działa na telefonie?

Dolibarr jest systemem webowym, więc można korzystać z niego przez przeglądarkę internetową. To oznacza, że pracownik nie musi mieć osobnego komputera ani instalować skomplikowanego programu na każdym urządzeniu.

Po zalogowaniu z telefonu może mieć dostęp do wybranych funkcji CRM, zależnie od nadanych uprawnień. Właściciel może widzieć więcej, handlowiec tylko swoich klientów, a pracownik terenowy tylko zadania lub projekty, które go dotyczą.

To ważne przy wdrożeniu Dolibarr ERP/CRM, ponieważ mobilność powinna iść w parze z bezpieczeństwem oraz dobrze ustawionymi rolami użytkowników.

1. Handlowiec może od razu zapisać notatkę po spotkaniu

Największa wartość mobilnego CRM to szybkie zapisanie informacji wtedy, gdy są świeże. Po spotkaniu handlowiec może od razu dodać notatkę do karty klienta, ustawić kolejny kontakt i zmienić status sprawy.

Przykład:

1. Handlowiec kończy spotkanie u klienta.
2. Otwiera CRM w telefonie.
3. Dodaje krótką notatkę z ustaleniami.
4. Ustawia zadanie „wysłać ofertę jutro”.
5. Zmienia status leada na „po spotkaniu”.

Dzięki temu właściciel i zespół od razu widzą, co dzieje się ze sprawą. Nie trzeba czekać, aż pracownik wróci do biura i przypomni sobie szczegóły rozmowy.

2. Szybsze reagowanie na nowe leady

Jeżeli formularz ze strony jest połączony z CRM, nowe zapytanie może trafić do systemu od razu. Mobilny dostęp pozwala szybko sprawdzić, kto napisał, czego potrzebuje i czy warto oddzwonić natychmiast.

To szczególnie ważne, gdy firma pozyskuje leady z kampanii reklamowych albo strony internetowej. Każde opóźnienie zmniejsza szansę na sprzedaż, bo klient często wysyła zapytanie do kilku firm naraz.

Więcej o takim procesie opisujemy w artykule formularz na stronie, który sam tworzy klienta w CRM.

3. Oferty i dokumenty dostępne w terenie

Mobilny CRM może pomóc także w pracy z ofertami, dokumentami i plikami klienta. Pracownik nie musi szukać PDF-ów w mailach albo prosić biura o przesłanie ostatniej wersji.

W systemie może sprawdzić:

• dane klienta,
• ostatnią ofertę,
• notatki z rozmów,
• dokumenty i załączniki,
• status płatności,
• kolejne zadania,
• historię kontaktu.

W prostszych przypadkach handlowiec może przygotować lub wysłać ofertę od razu po spotkaniu. W bardziej złożonych projektach może przynajmniej uzupełnić dane i przekazać temat do biura.

Proces od oferty do faktury opisujemy szerzej w artykule jak zamienić ofertę w fakturę w CRM.

4. Zdjęcia, pomiary i informacje z miejsca pracy

W firmach budowlanych, serwisowych i terenowych bardzo często najważniejsze informacje powstają u klienta: zdjęcia, pomiary, zakres prac, uwagi, adres inwestycji, dane kontaktowe i terminy.

Bez CRM takie dane zostają w telefonie pracownika albo w wiadomościach. Później trudno je znaleźć, przekazać do biura lub połączyć z ofertą.

Mobilny CRM pozwala przypisać informacje do konkretnego klienta lub projektu. To szczególnie przydatne w branżach takich jak CRM dla firmy budowlanej, gdzie zdjęcia, pomiary i statusy prac mają duże znaczenie dla wyceny oraz realizacji.

5. Zadania i przypomnienia zawsze pod ręką

Mobilny CRM pomaga też w pilnowaniu zadań. Pracownik może sprawdzić, co ma zrobić dzisiaj, które telefony są do wykonania i które sprawy wymagają reakcji.

Przykładowe zadania widoczne mobilnie:

• oddzwonić do klienta,
• potwierdzić termin,
• wysłać ofertę,
• sprawdzić płatność,
• wykonać pomiar,
• dodać zdjęcia,
• zaplanować kolejne spotkanie,
• ponowić kontakt po ofercie.

To dobrze uzupełnia kalendarz CRM. Więcej znajdziesz w artykule kalendarz w CRM i przypomnienia.

6. Bezpieczeństwo mobilnego dostępu

Dostęp z telefonu jest wygodny, ale musi być dobrze zabezpieczony. Nie każdy użytkownik powinien widzieć całą bazę klientów, faktury, raporty i ustawienia systemu.

Przy mobilnym CRM warto ustalić:

• kto może logować się z telefonu,
• jakie dane widzi handlowiec,
• czy pracownik może eksportować klientów,
• czy dostęp jest ograniczony do przypisanych spraw,
• co zrobić po odejściu pracownika,
• czy hasła i konta są odpowiednio zabezpieczone.

Ten temat rozwijamy szerzej w artykule bezpieczeństwo danych i uprawnienia w CRM.

Dla jakich firm mobilny CRM ma największy sens?

Mobilny CRM przydaje się szczególnie tam, gdzie praca nie odbywa się wyłącznie przy biurku.

Największe korzyści zobaczą:

• handlowcy pracujący w terenie,
• firmy budowlane i remontowe,
• firmy serwisowe,
• firmy usługowe obsługujące wizyty,
• właściciele zarządzający firmą z różnych miejsc,
• zespoły z pracownikami mobilnymi,
• firmy, które chcą szybciej reagować na zapytania.

Dla firm usługowych mobilny dostęp może być połączony z rezerwacjami, zadaniami i przypomnieniami. Zobacz ofertę CRM dla firm usługowych.

Czy mobilny CRM zastępuje aplikację mobilną?

Nie zawsze trzeba tworzyć osobną aplikację mobilną. W wielu przypadkach dobrze przygotowany system webowy dostępny przez przeglądarkę wystarcza do codziennej pracy: sprawdzenia klientów, zadań, ofert i notatek.

Dedykowana aplikacja mobilna ma sens wtedy, gdy firma potrzebuje bardzo specyficznych funkcji, np. pracy offline, skanowania kodów, podpisów na ekranie, geolokalizacji, zaawansowanej obsługi zdjęć albo specjalnego panelu dla pracowników terenowych.

Jeżeli potrzebny jest bardziej indywidualny system, można rozważyć aplikację webową lub panel klienta połączony z CRM.

Podsumowanie

Mobilny CRM nie jest gadżetem. To praktyczne narzędzie, które pomaga szybciej zapisywać informacje, reagować na leady, pilnować zadań i mieć dostęp do historii klienta poza biurem.

Największa wartość pojawia się wtedy, gdy mobilny dostęp jest połączony z procesem sprzedaży, formularzami, zadaniami, ofertami i dobrze ustawionymi uprawnieniami.

Jeżeli chcesz wdrożyć CRM dostępny z telefonu dla handlowców, pracowników terenowych lub firmy usługowej, zobacz wdrożenie Dolibarr ERP/CRM, CRM dla małej firmy albo skontaktuj się z nami, żeby omówić najlepszy zakres wdrożenia.