Ścieżka 2: CRM dedykowany
CRM zbudowany na procesie Twojej firmy, nie na szablonie
Dla firm od 5 do 50 osób z zespołem sprzedaży, którym Airtable, HubSpot albo Excel przestały wystarczać. System powstaje na Waszych etapach, przenosi historię i oddaje zarządowi pełny obraz pracy zespołu.
Dla kogo
Kiedy dedykowany CRM ma sens, a kiedy nie
Ma sens, gdy
- kilka osób pracuje z klientami i każda widzi inny kawałek prawdy
- proces ma nietypowe etapy: pomiar, kosztorys, umowa, produkcja, montaż, serwis
- obecne narzędzie ma pola i formuły, których nikt już nie rozumie
- zarząd chce liczb per osoba i miesiąc, a nie opowieści
- chcesz mieć kod i dane u siebie, bez abonamentu rosnącego z każdym użytkownikiem
Nie ma sensu, gdy
- jedna osoba sprzedaje i wystarczy lista klientów z przypomnieniami: to ścieżka Start
- gotowy CRM działa, a brakuje tylko jednej integracji
- nikt po stronie firmy nie może podejmować decyzji o zakresie
- budżet nie pokrywa etapu analizy i pierwszego etapu wdrożenia
Co dostajesz
Rdzeń, który jest wspólny, i etapy, które są Twoje
Klienci, oferty, zadania, dziennik zmian i raporty wyglądają podobnie w każdej firmie. Branżowe są etapy, pola, dokumenty i integracje. Dlatego rdzeń jest sprawdzony, a reszta budowana pod Was.
Klienci, zapytania, oferty, umowy
Dokładnie w Twoich etapach i z Twoimi polami. Dane firmy po NIP, rozpoznawanie klienta przy wpisywaniu, ochrona przed duplikatami.
Zadania, role i przydział
Kto się czym zajmuje, co jest do zrobienia dziś, co leży bez dalszego ciągu. Role dla handlowców, biura i zarządu.
Autozapis i dziennik zmian
Każda zmiana statusu, opiekuna, wartości ma datę i autora. Nic nie ginie, nic nie da się nadpisać po cichu.
Poczta w wątkach
Korespondencja z klientem w jego karcie, z Google Workspace albo Microsoft 365. Odpowiedź z CRM trafia do wątku.
Raporty dla zarządu
Zapytania, oferty, umowy, skuteczność i wartość per osoba i miesiąc. Bez ręcznego zliczania w arkuszu.
Asystent AI w karcie klienta
Podsumowanie klienta przed rozmową, czego brakuje w zapytaniu, co się wydarzyło od ostatniego kontaktu. Na Twoich danych, w granicach uprawnień.
Moduły do dokupienia po rdzeniu: telefonia, SMS, WhatsApp, kalendarz, oferty online ze śledzeniem, aplikacja mobilna, raportowanie zarządcze, agenci AI drugiego poziomu. Każdy wyceniany osobno, w kolejności, którą ustalamy po analizie.
Jak to przebiega
Pięć kroków ze stałą ceną na każdym etapie
- 1
Rozmowa
30 minutJak dziś wygląda proces, ile osób pracuje z klientami, z czego korzystacie, co boli. Po rozmowie wiesz, czy to ma u Ciebie sens.
- 2
Etap analizy
3 tygodnieWarsztat z zespołem, analiza obecnej bazy, mapa procesu, lista integracji, role, plan migracji i stała wycena etapów.
- 3
Rdzeń systemu i migracja
około 8 tygodniKlienci, zapytania, oferty, zadania, dziennik zmian, role. Migracja na kopii, potem produkcyjnie, z okresem równoległej pracy.
- 4
Rozbudowa
etapy po 3 do 8 tygodniPoczta w wątkach, raporty, formularz ze strony, asystent AI. Każdy moduł osobno, w kolejności, którą ustalamy po analizie.
- 5
Odbiór, szkolenie, opieka
12 miesięcyTesty akceptacyjne na środowisku testowym, szkolenie online, instrukcja. Potem opieka ze stałym czasem reakcji.
Własność i bezpieczeństwo
Kod jest Twój, dane stoją u Ciebie
Własność kodu
Kod napisany dla Twojej firmy przechodzi na Twoją własność po opłaceniu etapu, z dokumentacją i dostępem do repozytorium.
RODO i kopie
Hosting i baza w Unii Europejskiej, kopie codziennie, test odtworzenia raz na kwartał. Umowa powierzenia przed startem na danych produkcyjnych.
AI pod kontrolą
Modele działają na danych, do których użytkownik ma uprawnienia. Dane nie trenują modeli. Limit miesięcznego budżetu na AI ustawiasz Ty.
Pytania
Zanim zapytasz
Czym różni się dedykowany CRM od gotowego?
Gotowy CRM ma swoje etapy, pola i logikę, a Ty dopasowujesz do nich firmę. Dedykowany jest budowany na Twoim procesie: etapy, pola, dokumenty i raporty są takie, jak pracujecie. Sens ma wtedy, gdy proces jest nietypowy albo gotowe narzędzie zaczęło kosztować więcej pracy, niż oszczędza.
Ile kosztuje dedykowany CRM?
Zaczynamy od etapu analizy za 5 000 zł netto, odliczanego od ceny wdrożenia. Wdrożenie rdzenia zaczyna się od 50 000 zł netto, a stała kwota jest znana po analizie. Opieka po wdrożeniu kosztuje 1 500 zł netto miesięcznie przez 12 miesięcy.
Ile to trwa?
Etap analizy to 3 tygodnie. Rdzeń systemu z migracją danych to zwykle 8 tygodni, kolejne moduły od 3 do 8 tygodni każdy. Realny czas zależy od dostępów, decyzji po stronie firmy i dostawców zewnętrznych (poczta, telefonia).
Czy kod i dane należą do mnie?
Tak. Kod napisany dla Twojej firmy przechodzi na Twoją własność po opłaceniu etapu, razem z dokumentacją i dostępem do repozytorium. Hosting, baza, poczta i konta dostawców są zakładane na Twoją firmę. Komponenty wielokrotnego użytku dostajesz na bezterminowej, nieodpłatnej licencji.
Czy przeniesiecie dane z Airtable, HubSpot albo Excela?
Tak. Migracja jest planowana w etapie analizy, a wykonywana najpierw na kopii, potem produkcyjnie. Przez uzgodniony okres zespół pracuje równolegle w starym i nowym narzędziu, a stare pozostaje źródłem prawdy do dnia przełączenia.
Co z AI? Czy agenci zrobią pracę za ludzi?
Nie i nie obiecujemy tego. AI w CRM to warstwa, która oszczędza godziny: podsumowanie klienta przed rozmową, brief z maila, szkic odpowiedzi, lista spraw bez dalszego ciągu. Decyzje, wiadomości do klientów i zmiany umów zatwierdza człowiek.
Czy jednoosobowa firma uniesie taki projekt?
Projekt prowadzi jedna osoba z doświadczeniem w tej technologii, bez działu handlowego i narzutu na zarządzanie. Pracuję etapami ze stałą ceną i kryteriami odbioru, a po każdym etapie dostajesz kod i dokumentację. Gdyby współpraca się urwała, inny wykonawca może ją przejąć.
A jeśli po analizie okaże się, że to za dużo?
Wynik analizy to dokument z mapą procesu, listą funkcji i wyceną, którego możesz użyć także z innym wykonawcą albo odłożyć. Niższy budżet oznacza mniejszy pierwszy etap, nie gorszą jakość.
Pierwszy krok