Formularz wyceny okien i drzwi: jakie pola, żeby nie oddzwaniać z pytaniami

Na większości stron firm okiennych formularz wygląda tak samo: imię, e-mail, treść wiadomości, przycisk „Wyślij”. Klient wpisuje „Proszę o wycenę okien do domu” i czeka. Po Twojej stronie zaczyna się praca, która nie powinna być potrzebna: trzeba oddzwonić, dopytać o rodzaj okien, liczbę sztuk, montaż, miejscowość i termin. Jeśli klient nie odbiera, zapytanie leży. Jeśli odbierze po dwóch dniach, często ma już ofertę od kogoś innego.

Problem nie leży w kliencie. Klient napisał dokładnie tyle, ile formularz od niego wymagał. Problem leży w formularzu, który nie zadaje pytań potrzebnych do przygotowania wstępnej wyceny.

Ten wpis jest rozwinięciem jednego punktu z listy kontrolnej, którą opisaliśmy w tekście strona firmy okiennej: co musi mieć, żeby przynosić zapytania o wycenę. Tam formularz był jednym z dziesięciu elementów. Tutaj rozbieramy go na pola: które są konieczne, które tylko pomagają, a które przeszkadzają.

Na czym polega formularz wyceny, a nie formularz kontaktowy

Formularz kontaktowy ma jedno zadanie: pozwolić klientowi napisać do firmy. Formularz wyceny ma inne: zebrać dane, które pozwalają przygotować wstępną ofertę albo przynajmniej zadzwonić z gotowymi liczbami, a nie z listą pytań.

Różnica w praktyce wygląda tak:

• po formularzu kontaktowym wiesz, że ktoś chce okna i ma numer telefonu,
• po formularzu wyceny wiesz, że chodzi o 6 okien PCV z montażem w Wieliczce, wymiana w listopadzie, klient ma zdjęcie starych okien i prosi o kontakt po 16:00.

W drugim przypadku pierwsza rozmowa z klientem jest rozmową o ofercie, a nie wywiadem. Klient to czuje: firma, która dzwoni z konkretem, wygląda na przygotowaną.

Kiedy prosty formularz wystarczy

Nie każda firma potrzebuje rozbudowanego formularza. Krótszy formularz, z trzema lub czterema polami, wystarczy, gdy:

• robisz jedną rzecz, np. tylko okna PCV z montażem, i nie ma czego wybierać,
• i tak jedziesz na pomiar do każdego klienta i dopiero po nim dajesz cenę,
• zapytań jest kilka w miesiącu i masz czas, żeby do każdego zadzwonić tego samego dnia,
• większość klientów woli zadzwonić, a formularz jest kanałem zapasowym.

W takiej sytuacji wystarczą: co klient chce wycenić (jedno zdanie lub prosta lista), miejscowość, telefon. Reszta wyjdzie w rozmowie.

Kiedy warto zbudować pełny formularz wyceny

Pełniejszy formularz ma sens, gdy:

• sprzedajesz kilka kategorii: okna, drzwi zewnętrzne, bramy, rolety, i każda wycenia się inaczej,
• zapytań jest na tyle dużo, że nie oddzwaniasz do wszystkich tego samego dnia,
• obsługuje je więcej niż jedna osoba i trzeba wiedzieć, kto ma co zrobić,
• część zapytań przychodzi spoza Twojego obszaru i chcesz je odsiać bez telefonu,
• chcesz, żeby zgłoszenie od razu trafiało do systemu ze statusem, a nie na jedną skrzynkę.

W tym ostatnim punkcie formularz przestaje być tylko stroną z polami. Staje się początkiem procesu obsługi zapytania, w którym zgłoszenie dostaje właściciela, status i termin oddzwonienia. Tak działa strona internetowa z CRM: formularz zapisuje zgłoszenie prosto do listy klientów.

Zestaw pól do formularza wyceny okien i drzwi

Poniżej zestaw, od którego zaczynamy pracę z firmami okiennymi. Nie każde pole musi być obowiązkowe. Obowiązkowe są tylko te, bez których nie da się nic policzyć ani oddzwonić.

1. Co wyceniamy (wybór, obowiązkowe)

Lista do zaznaczenia, nie pole tekstowe. Klient zaznacza jedną lub kilka pozycji:

• okna PCV,
• okna aluminiowe,
• okna drewniane,
• drzwi zewnętrzne,
• drzwi wewnętrzne,
• brama garażowa,
• rolety, żaluzje, moskitiery,
• inne (z krótkim polem na opis).

Wybór z listy daje dwie rzeczy: klient nie musi zgadywać, co u Ciebie można zamówić, a Ty dostajesz zgłoszenie, które da się posortować. Jeśli nie robisz bram, nie wstawiaj ich na listę. Lista ma odzwierciedlać Twoją ofertę, a nie ofertę całej branży.

2. Liczba sztuk (wybór, obowiązkowe)

Klient rzadko wie dokładnie, ile okien ma w domu, dopóki ich nie policzy. Dlatego lepiej dać przedziały niż pole na liczbę:

• 1 do 3 sztuk,
• 4 do 8 sztuk,
• 9 do 15 sztuk,
• więcej niż 15 lub cały dom.

Przedział wystarcza, żeby odróżnić wymianę jednego okna w łazience od wymiany stolarki w całym domu. To zupełnie inne wyceny, inny czas na pomiar i często inna osoba, która powinna oddzwonić.

3. Orientacyjne wymiary albo zdjęcie (nieobowiązkowe)

Tu warto dać klientowi dwie drogi, bo ludzie różnie podchodzą do tematu:

• pole tekstowe „Wymiary, jeśli znasz (np. 150 x 150 cm, 2 szt.)”,
• przycisk do załączenia zdjęcia lub rzutu z projektu.

Zdjęcie starych okien z zewnątrz mówi więcej niż opis: widać kształt, podziały, czy jest parapet, czy to blok czy dom. Rzut z projektu domu pozwala wycenić nowe okna bez wyjazdu na pomiar. Pole powinno być wyraźnie oznaczone jako nieobowiązkowe, żeby nikt nie rezygnował z wysłania tylko dlatego, że nie ma pod ręką miarki.

4. Czy z montażem (wybór, obowiązkowe)

Trzy opcje: z montażem i demontażem starych okien, z samym montażem, tylko dostawa. To jedno z pierwszych pytań, które i tak zadajesz w rozmowie, więc niech odpowiedź przyjdzie ze zgłoszeniem.

5. Miejscowość montażu (obowiązkowe)

Krótkie pole tekstowe albo kod pocztowy. Dzięki temu od razu wiesz, czy to Twój obszar, czy warto przekazać zapytanie partnerowi, czy raczej odpisać, że nie dojeżdżacie. Zapytanie spoza obszaru załatwione jednym mailem to lepszy wynik niż telefon, z którego nic nie wynika.

6. Planowany termin (wybór, nieobowiązkowe)

• jak najszybciej,
• w ciągu 1 do 3 miesięcy,
• w ciągu pół roku,
• dopiero zbieram oferty.

To pole porządkuje kolejkę. Klient, który pisze „jak najszybciej”, powinien dostać telefon dziś. Klient, który „dopiero zbiera oferty”, może dostać ofertę mailem i przypomnienie za dwa tygodnie. Bez tego pola traktujesz wszystkich tak samo i albo gonisz tych, którzy jeszcze nie są gotowi, albo zaniedbujesz tych, którzy są.

7. Telefon (obowiązkowe) i e-mail (obowiązkowe)

W branży okiennej wycena prawie zawsze kończy się rozmową lub pomiarem. Telefon musi być obowiązkowy. E-mail jest potrzebny do wysłania oferty i potwierdzenia zgłoszenia. Warto dodać opcjonalne pole „Kiedy najlepiej dzwonić”, bo część klientów wypełnia formularz w pracy i nie odbierze przed 16:00.

8. Uwagi (nieobowiązkowe)

Jedno pole tekstowe na koniec: „Coś jeszcze, co powinniśmy wiedzieć?”. Tu klient wpisze, że ma nietypowe okno łukowe, że to zabytkowa kamienica albo że spółdzielnia wymaga konkretnego koloru. Tych rzeczy nie przewidzisz na liście wyboru.

Kiedy pól jest za dużo

Formularz z osiemnastoma polami wygląda imponująco na prezentacji, ale na telefonie klient porzuca go w połowie. Granicę warto wyznaczyć prostą zasadą: pole jest w formularzu tylko wtedy, gdy jego brak oznacza, że musisz zadzwonić i dopytać, zanim cokolwiek policzysz.

Pola, które zwykle można usunąć:

• nazwa firmy i NIP: klient indywidualny ich nie ma, a firma poda je przy zamówieniu,
• dokładny adres: wystarczy miejscowość, adres zbierzesz przed pomiarem,
• kolor, okucia, rodzaj szyby: to pytania na etapie oferty, nie zgłoszenia,
• „skąd o nas wiesz”: lepiej to mierzyć automatycznie, niż pytać klienta,
• temat wiadomości: w formularzu wyceny temat jest zawsze ten sam.

Dwie zasady dodatkowe:

1. Obowiązkowe pola oznacz wyraźnie, a nieobowiązkowe podpisz słowem „opcjonalnie”. Klient, który widzi dziesięć pól bez oznaczeń, zakłada, że wszystkie są konieczne.
2. Jeśli pól jest więcej niż osiem, podziel formularz na dwa kroki. Pierwszy krok: co i ile. Drugi: dane kontaktowe i szczegóły. Na telefonie dwa krótkie ekrany wypełnia się łatwiej niż jeden długi.

Jeśli obsługujesz kilka różnych grup klientów, np. klientów indywidualnych i deweloperów, warto zbudować dwa osobne formularze zamiast jednego, który pyta o wszystko. O tym, jak dopasować formularz do typu klienta i co z tym zrobić po stronie CRM, piszemy we wpisie o spersonalizowanych formularzach i segmentacji w CRM.

Co się dzieje ze zgłoszeniem po wysłaniu

Dobry zestaw pól to połowa pracy. Druga połowa to droga zgłoszenia po kliknięciu „Wyślij”. Jeśli kończy się na jednym mailu do biura, to w sezonie część zgłoszeń ginie między innymi wiadomościami.

Proces, który wdrażamy w firmach okiennych, wygląda tak:

1. Klient wysyła formularz i od razu widzi potwierdzenie z informacją, kiedy się odezwiecie, np. „Oddzwonimy w ciągu jednego dnia roboczego”.
2. Zgłoszenie trafia do CRM jako nowy klient z wypełnionymi polami: rodzaj stolarki, liczba sztuk, montaż, miejscowość, termin. Nic nie trzeba przepisywać z maila.
3. System nadaje status „Nowe zapytanie” i przypisuje osobę odpowiedzialną, np. według miejscowości albo rodzaju stolarki.
4. Powstaje zadanie „Oddzwonić” z terminem na dziś lub jutro. Jeśli nikt go nie zamknie, system przypomina.
5. Po rozmowie status zmienia się na „Umówiony pomiar”, „Oferta wysłana” albo „Poza obszarem”. Każdy w firmie widzi, na jakim etapie jest zgłoszenie.
6. Oferta wysłana i brak odpowiedzi uruchamia przypomnienie po kilku dniach: krótki telefon albo mail z pytaniem, czy oferta jest jasna.
7. Załącznik ze zdjęciem lub rzutem jest podpięty do karty klienta, a nie zagrzebany w skrzynce handlowca.

Techniczną stronę tego połączenia, czyli jak formularz tworzy klienta i zadanie w CRM, opisaliśmy krok po kroku w poradniku jak połączyć formularz na stronie z CRM. Jeśli masz już stronę i chcesz tylko uporządkować obsługę zgłoszeń, zacznij od wdrożenia CRM z podpięciem istniejącego formularza.

Co warto wdrożyć: lista kontrolna

Przejdź ją na własnej stronie, najlepiej na telefonie:

• lista wyboru „co wyceniamy” zamiast pustego pola na wiadomość,
• liczba sztuk w przedziałach,
• opcja załączenia zdjęcia lub rzutu, wyraźnie oznaczona jako nieobowiązkowa,
• pytanie o montaż i demontaż,
• miejscowość montażu,
• planowany termin,
• telefon obowiązkowy, pole „kiedy dzwonić” opcjonalne,
• nie więcej niż osiem pól na jednym ekranie,
• potwierdzenie po wysłaniu z terminem kontaktu,
• zgłoszenie zapisane w CRM ze statusem i zadaniem „oddzwonić”,
• przypomnienie, jeśli zadanie nie zostało zamknięte.

Wady i ograniczenia

Formularz wyceny nie załatwi wszystkiego. Warto wiedzieć, gdzie są jego granice:

• część klientów i tak zadzwoni: formularz nie zastępuje klikalnego numeru telefonu, uzupełnia go,
• dane z formularza są orientacyjne: klient może pomylić liczbę okien albo źle zmierzyć, pomiar przed ofertą ostateczną nadal jest potrzebny,
• lista wyboru wymaga aktualizacji: gdy dodajesz nową kategorię produktów, formularz też trzeba zmienić,
• sam formularz nie przyniesie ruchu: jeśli strona nie jest widoczna w Google ani w reklamie, nie będzie czego wyceniać,
• CRM wymaga nawyku: jeśli nikt nie zmienia statusów, system pokazuje nieprawdę i przestaje pomagać.

Ile to kosztuje

Zależy od tego, czy budujesz stronę od nowa, czy poprawiasz formularz na istniejącej. Orientacyjnie, zgodnie z naszym cennikiem:

• Pakiet Start: strona ofertowa + formularz. Od 2 490 zł netto. Jedna strona pod wycenę, formularz z polami opisanymi wyżej, zgłoszenia na e-mail i na prostą listę ze statusami.
• CRM z formularzem: od 7 500 do 11 000 zł netto. Dla firm, które mają stronę i chcą, żeby zgłoszenia z formularza trafiały do CRM ze statusami, zadaniami i przypomnieniami.
• Strona + CRM: od 9 900 zł netto. Nowa strona z podstronami usług i formularz zapisujący zgłoszenia prosto do systemu.

Jeśli masz już stronę i nie wiesz, od czego zacząć, zamów bezpłatną analizę strony dla firmy okiennej. Sprawdzimy między innymi formularz i wskażemy, które pola dodać, a które usunąć.

Dla jakich branż to ma sens

Ten sam układ pól, po drobnych zmianach na liście „co wyceniamy”, sprawdza się wszędzie tam, gdzie klient prosi o wycenę przed zakupem, a produkt ma wymiary i wymaga montażu:

• okna PCV, aluminiowe i drewniane,
• drzwi zewnętrzne i wewnętrzne,
• bramy garażowe, wjazdowe i ogrodzenia,
• rolety, żaluzje, markizy i moskitiery,
• zabudowy tarasów i ogrody zimowe,
• schody, balustrady i konstrukcje stalowe,
• meble na wymiar i zabudowy kuchenne.

W każdej z tych branż pierwsze pytania w rozmowie z klientem są te same: co, ile, gdzie, kiedy i czy z montażem. Formularz ma je zadać za Ciebie.

Podsumowanie

Formularz „imię, e-mail, wiadomość” zbiera wiadomości. Formularz wyceny zbiera dane do oferty. Różnica to kilka dobrze dobranych pól wyboru: co wyceniamy, ile sztuk, czy z montażem, gdzie i na kiedy, plus obowiązkowy telefon i opcjonalne zdjęcie. Do tego granica rozsądku w liczbie pól i droga zgłoszenia do CRM, gdzie dostaje status i przypomnienie o oddzwonieniu.

Przejdź listę kontrolną z tego wpisu na swojej stronie. Jeśli chcesz, żebyśmy spojrzeli na nią razem z Tobą, napisz do nas albo zamów bezpłatną analizę strony. Jeśli planujesz nową stronę, zobacz, jak działa strona internetowa z CRM.